Office paketinin önde gelen üyelerinden birisi olan Access ve sunduğu özellikler.

Bu bölümden itibaren, sizlere Microsoft'un Access ismini verdiği veritabanı programını tanıtmaya başlayacağız. Kişisel bilgilerde dahil olmak üzere her türlü veri yönetimini bu programın yardımıyla gerçekleştirebilirsiniz.

Bilgi toplumda yoğun miktardaki bilgiye hızla erişmek ve bu bilgileri sayısız farklı kritere göre analiz etmek vazgeçilmez bir kural haline gelmiştir. İşte Microsoft Access ve benzeri veritabanı programlarının görevi de tam olarak budur. Özellikle iş yerleri için çok faydalı olan MS Access, kişisel verilerinizi organize etmek konusunda sizin de en büyük yardımcınız olabilir. Bilgileri veritabanına bir kez girdikten sonra, artık onlara dilediğiniz gibi ve en hızlı biçimde ulaşmanız da mümkün hale gelecektir.

VERİTABANI NEDİR?
Veritabanı, aslında veri sorgulama sistemleriyle donatılmış bir arşivden başka bir şey değildir. Tüm bilgiler veritabanında toplanırlar ve sistematik bir şekilde organize edilirler. Kişilerin adres ve telefon numaralarını kaydettiğiniz ve arkadaşlarınızın, meslektaşlarınızın ya da müşterilerinizin kolayca kullanabildikleri bir fihrist, veritabanına verilebilecek en güzel örneklerden birisidir. MS Access, bu örnekte de olduğu gibi her türlü bilgiyi arşivlemenizi ve organize etmenizi sağlayan gelişmiş bir programdır. Kullanıcılar, veritabanına girdikleri tüm bilgileri daha sonra değiştirebiliriler veya güncelleyebilirler.

VERİTABANI NE İŞE YARAR?
Bir veritabanı programının nasıl kullanılacağını öğrenmek, Word veya Excel gibi programlar konusunda uzmanlaşmaktan çok daha zordur. Zaten MS Access'in kullanım alanı da Word veya Excel kadar geniş değildir. Başka bir deyişle bu program, genellikle özel ihtiyaçlar için kullanılmaktadır. İşte MS Access programının gerçek anlamda işe yaradığı alanlar...

• Küçük Kuruluşlar
Küçük çaplı şirketlerde müşterilerin taleplerini, siparişleri, ürünlerin teslim tarihlerini ve bunlara benzeyen önemli bilgileri kayıt altında tutmak için Access kullanılabilir. Büyük şirketler ise daha karmaşık veri tabanlarını işleyebilecek, gelişmiş programları tercih ediyorlar. Çünkü Access, veritabanı oluşturmak konusunda üst düzey ihtiyaçlara yeterli cevabı veremeyebilir.

• Aileler
Pek çok evde kitaplar, CD'ler veya DVD'ler arşivlenmektedir. Arşivcilik konusuna meraklı olanlar, Access'in yardımıyla her eserin adını, yaratıcısını ve basım tarihini bir arada kayıtlara geçirebilirler. Bu sayede evdeki tüm kitaplar veya CD'ler rahatlıkla arşivlene-bilir ve bu arşiv kayıtları gerektiği anda hızlı bir şekilde araştırılabilir.

• Okullar
Okul çalışanları, öğrenciler ile ilgili önemli bilgileri çoğu zaman Access yardımıyla organize ederler. Bu kayıtlar arasında öğrencinin kişisel bilgileri bulanabileceği gibi, ders notları ve öğretmenlerin görüşleri de yer alabilir. Böylece bir öğrenci hakkında herhangi bir bilgiye ihtiyaç duyulduğunda, bu bilgi veritabanının yardımıyla kolayca bulunabilir ve önemli bir zaman kaybının da önüne geçilmiş olunur.

ACCESS'İN ÖĞELERİ
Tablolar, veri tabanlarının en önemli öğeleridir. Bu tablolarda özel teknik terimler kullanılır; ancak daha çok Excel yapısını anımsatırlar. Sütunlar "alan", satırlar ise "kayıt" olarak adlandırılırlar. Alan ve kayıt arasındaki fark çok önemlidir. Örneğin bir telefon rehberini ele alalım. Tek bir isme bağlı olan verilerin tamamına kayıt diyebiliriz ve bu kayıt da tek bir satırı işgal etmektedir Aynı isim için ayrı ayrı girilmiş her bir bilgi (isim, soyadı, adres, telefon gibi) ise alanları oluşturur. Yani rehber, kayıtlar için tanımlanmış olan verilerin başlıklarının sayısı kadar alandan oluşmuştur.

Bir veritabanı, sadece kullanıcıların girdikleri bilgilerle sınırlı olan basit bir yapı değildir. Veri tabanlarında farklı bilgileri birbirleriyle ilişkilendirmek ve bu bilgiler bütününü yönetmek için özel komutlar da bulunmaktadır.

Tüm bu öğeler programın ana penceresinde görüntülenirler. Ana pencere iki farklı bölümden oluşur. Sol bölümde, gelecek sayılarımızda detaylı olarak inceleyeceğimiz "Nesneler Çubuğu" yer almaktadır. Sağ bölümde ise, programın içeriğinde var olan ve yönlendirmeli işlemler için kullanılacak simgeler bulunur.

ÇALIŞMA ALANI
Bir veritabanını ilk kez oluşturuyorsanız veya daha önceden kaydedilmiş bir dosyayı açıyorsanız, veritabanının özelliklerini yönetmenizi sağlayacak pencere aktif hale gelir. Bu pencerenin içerisinde yer alan Nesneler Çubuğu'nda, seçilen öğeler ve gruplanmış konular bulunmaktadır.

Bir veritabanında tabloların dışında sorgular, kalıplar, formlar, raporlar, web sayfaları ve makrolar bulunabilir. Bu farklı öğeleri yaratmaya, silmeye veya değiştirmeye yarayan ana pencere, aslında Access'in en önemli parçalarından birisidir. Çünkü veritabanına eklenmiş ya da eklenebilecek tüm nesneleri bu pencerenin yardımıyla belirleyeceksiniz.

VERİTABANINI OLUŞTURAN NESNELER
Bir veritabanında verilere en hızlı şekilde ulaşabilmek, bu verileri kayıtlara eklemek kadar önemli bir noktadır. Bilgileri oluşturan bölümlerin tablolar içerisinde yer almaları işi biraz kolaylaştırabilir. Ancak sorgulanan bilgiler arasında tek bir detayı bulmak için farklı özelliklere de ihtiyaç duyulmaktadır.

Makrolar ve formüller sayesinde bu gelişmiş özelliklere erişim mümkün hale gelir.

TABLOLAR: MS Access programı ile oluşturulan bir veritabanının en önemli parçası tablodur. Sütunlar alan, satırlar da kayıt olarak adlandırılırlar. Aynı veritabanı içerisinde birden fazla tablo bulunabilir. Bunlardan her biri farklı verileri içerir ve birbirleri arasında ilişkilidirler.

RAPORLAR: Rapor, verilerinizi yazdırılmış şekilde sunmanızın etkin bir yoludur. Rapor üzerindeki her şeyin boyutu ve görünümü üzerinde denetime sahip olduğunuzdan, bilgileri onları görmek istediğiniz şekilde görüntüleyebilirsiniz.

FORMLAR: Kullanıcıların kolaylıkla bilgi girişi yapabilmelerini sağlamak amacıyla kullanılırlar. İşlevsel görünümleri ve yapıları sayesinde oldukça kolay bir kullanıma sahiptirler.

SORGULAR: Özellikle büyük boyutlardaki veri tabanları, verilere hızlı erişilmesini sağlayan bir araçtan faydalanmak zorundadırlar. İhtiyaç duyulan bilginin veritabanı içerisinde bulunabilmesi için tüm muhtemel arama kriterleri sorgular tarafından belirlenir. Access programı, sorguların yaratılması için pratik özellikler sunar.

ADIM ADIM ACCESS
Yeni bir veritabanı oluşturmak için kullanabileceğiniz iki farklı yol vardır. Ya sıfırdan başlarsınız; ya da Access'in büyük kolaylık sağlayan sihirbaz özelliğinden yardım alırsınız. Bu programda tecrübeli değilseniz ikinci yolu seçmeniz daha iyi olacaktır. Sihirbaz, veritabanı oluşturmanızı kolaylaştırır ve veritabanınızı dilediğiniz gibi kişiselleştirmenize olanak tanır.

Bu örnekte Access'te bulunan "İlişkiler" şablonunu ele alacağız. Böylece basit bir veritabanını şablon kullanarak adım adım nasıl oluşturabileceğinizi öğreneceksiniz.

NASIL YAPILIR?
1- Programı çalıştırdığınızda, pencerenin sağ bölümünde "Yeni Dosya" başlıklı bir alan bulunduğunu göreceksiniz. "Şablondan Yeni" başlığı altında yer alan "Genel Şablonlar" satırına tıklayın. Bu sayede karşınıza "Şablonlar" penceresinin gelmesini sağlayacaksınız. "Veritabanları" sekmesi altında bulunan "İlişkiler" simgesini seçin ve "Tamam" düğmesine tıklayın.

2- Şimdi yeni veritabanını kaydedeceğiniz klasörü seçmelisiniz. "Yeni Veritabanı Dosyası" isimli pencerenin yardımıyla dilediğiniz bir klasörü seçin ve "Oluştur" düğmesine bir kez tıklayın.

3- Bu noktada, işlem tamamlanıncaya kadar size yardımcı olmaya çalışacak "Veritabanı Sihirbazı" devreye girecektir. Sihirbazın ilk penceresi, "İlişkiler" veri-tabanında saklanacak olan verilerle ilgili kısa notları içerir. Bu notları okursanız, veritabanınızda "İlişki bilgileri"nin ve "Çağrı bilgileri"nin yer alacağını görebilirsiniz. "İleri" düğmesine tıklayın ve bir sonraki adıma geçin.

4- Bir sonraki adımda, veritabanını oluşturan tablolarda yer alacak olan alanlar görüntülenir. Pencerenin sol bölümündeki tablolardan her birisini tek tek seçip, bu tablolarda yer alacak alanları kontrol edebilirsiniz. İstediğiniz alanları seçin ve geri kalan alanların yanlarında göreceğiniz işaretleri kaldırın. Seçim işlemini tamamladığınızda İleri" düğmesine tıklayın.

5- Access, veritabanını oluştururken nasıl bir grafik stili kullanacağını soracaktır. Size sunulan mevcut stillerden birisini seçin. Bu stiller sayesinde veritabanınızın daha boş ve kullanışlı bir arayüze sahip olmasını sağlayabilirsiniz. "İleri" düğmesine basın ve sıradaki adıma geçin.

6- Access, raporların görünüşü konusundaki seçimi de kullanıcıya bırakır. Bir önceki adımda yaptığınız gibi, şimdi de rapor ve sonuçların ne şekilde görüntüleneceğini seçmeniz gerekiyor. Ardından "İleri" düğmesine tıklayın.

7- Bu adımda veritabanınızın adını belirleyeceksiniz. Dilerseniz kendi başlığınızı seçebilir ya da önceden tanımlanmış başlığı olduğu gibi bırakabilirsiniz. Bu pencerede
sunulan ek özellik ise, tüm raporlara resim ekleme seçeneğidir. Seçiminizi yapın ve "İleri" düğmesine tıklayın. Karşınıza gelecek olan son pencerede yapmanız gereken, sadece "Son" düğmesine tıklamak.

8- Şimdi biraz beklemek zorundasınız; çünkü dosya oluşturma süreci birkaç dakika sürebilir. İşlem tamamlandıktan sonra, ekrana ana denetim panosu gelir. Bu panoda veritabanı ile çalışmanızı sağlayan araçlar ve veri giriş penceresi gibi öğeler yer almaktadır. Artık veritabanını oluşturan tüm tablolara, kalıplara ve raporlara erişebilir; onları dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

9- İşte "İlişkiler" isimli veritabanımızın ana denetim panosu... Az önce belirlediğiniz kriterlere göre oluşturulmuş olan veritabanını hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Veritabanını oluştururken tercih ettiğiniz tüm seçenekleri, kullanım sırasında da değiştirme şansına sahip olduğunuzu asla aklınızdan çıkartmayın. Bunun için "Denetim Panosu Öğelerini Değiştir" seçeneğinden yardım almanız yeterli olacaktır.