PC'ler şirketler için pek çok görevi yerine getirirken çalışanlara da pek çok avantaj sunuyorlar.

Ev bilgisayarlarıyla kıyaslandığında, ofislerde kullanılan bilgisayarların karakteristik bir farklılığı vardır; birbirlerine bağlıdırlar ve kendi aralarında iletişim kurabilirler.

YAZICI VE ELEKTRONİK POSTA
Ofislerde kullanılan PC ağına "Network" adı verilir. Bu tam olarak şu anlama geliyor; yan masanızda oturan arkadaşınıza veri iletmek için artık bir diskete ya da benzer bir manyetik veya dijital veri depolama birimine ihtiyacınız yok. Yerel Alan Ağı (LAN) da denilen, iki bilgisayarı birbirine bağlayan bir ağ kablosu sayesinde mesai arkadaşınıza bilgileri kendi bilgisayarınızdan doğrudan aktarabilirsiniz. Aynı bilgiler sadece yan masaya değil, şirket dahilindeki tüm bilgisayarlara gönderilebilir. Özellikle büyük şirketler için bu durumun ne kadar zaman kazandıracağını bir düşünün...

Yerel ağ kurmanın şirketler için son derece mantıklı bir yatırım olduğunu yazıcı kullanımından da anlayabilirsiniz. Bir ofisin içinde pek çok yazıcı kullanmak yerine, tüm bilgisayarların bağlandığı tek bir ağ yazıcısı kullanılabilir. Bu güçlü ve hızlı bir çözüm olduğu kadar ekonomiktir de; çünkü her bir bilgisayar için ayrı bir yazıcı almak yerine tek bir yazıcı yeterli olmaktadır.

Peki ya elektronik postanın getirdiği yeniliğe ne demeli? Elektronik posta, bilgisayarlar sayesinde internet üzerinden mesaj gönderip almanın en pratik yolu. Önemli avantajları ise hızı ve tamamen güvenilir olması.

DÜZENLEME
Ofiste zaman zaman hızlı hareket etmek gerekebilir ve bu da dağınıklığa yol açar. Kimisi elindeki bir kağıdı pencerenin yanında bırakır, kimisi de kahve makinesinin yanında unutur. Tüm bu karmaşaya bilgisayar bir düzen getirebilir. Bunun için bilgisayarda aynı kişinin hazırladığı tüm çalışmaların yer alacağı tek bir klasör açılabilir. Ya da farklı konular için farklı klasörler düzenlenebilir. Böylece bir karışıklığa yol açmadan istediğiniz zaman istediğiniz belgeye ulaşma şansınız olur. Hatta dilerseniz her bir belgenin yazıcıdan çıktısını alabilir ve istediğiniz sayıda kopyalayabilirsiniz.

Elektronik ajandalar da her geçen gün ofis çalışanları arasında yaygın hale gelmektedir. Bunlar küçük ebatları nedeniyle "Avuç İçi" bilgisayarlar olarak da adlandırılırlar. Avuç içi bilgisayarlar randevuları, kişilerin ad, soyad ve adreslerini hafızlarına alabilirler. Yani tam anlamıyla birer elektronik ajanda görevi görürler. Bilgilerin gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gibi işlemler için PC'lerle birlikte kullanılabilirler.

GÜVENLİK
Ofislerde pek çok değerli araç gereç bulunur. Akla ilk gelense tabii ki bilgisayarlar olacaktır. Ama aslında önemli olan bilgisayarın maddi değeri değil, içindeki bilgilerdir. Dosyalanmış birçok önemli bilgiyi çelik bir kasada saklamaktansa bu görevi bilgisayarlarınıza verebilirsiniz. Bilgisayarın standart şifreli koruma özelliğinin dışında özel bazı dosya ve klasörler de koruma altına alınabilir. Bir şifre ile korunan belgelere ulaşabilen kişilerin sayısı, bu şekilde azalacaktır.

HABERLEŞME
PC'lerin yaygınlaşmasıyla birlikte toplantıların anlamını yitirdiğini ortaya koyan düşünce doğru değildir. PC'ler, aksine bu durumlarda yardımcı olabilirler. Çalışanlar arasında mesaj ve haber iletişimini sağlayabilirler. Bilgisayar üzerinden iletişimin avantajları hızlı olması, kolaylığı ve sağladığı kağıt tasarrufudur. Güvenliği sağlamak için şirket içi bilgisayar ağında her kullanıcıya farklı yetkiler verilebilir. Mesela bazı kullanıcıların bazı mesajları okumaları engellenebilir. Bir başka kullanıcı ise belgeleri okuyabilir ama üzerlerinde değişiklik yapamaz. Bu sayede şirket içindeki önemli bilgilerin paylaşımı ve güvenliği kontrol altında tutulabilir.