Belgelerle düzenli bir şekilde çalışabilmek için klasörlerinizi doğru organize etmelisiniz.

Belgelerinizi daha sonra tekrar gözden geçirmek üzere kaydettiğinizde, onları nerede saklayacağınız çok önemlidir. En iyisi, daha sonra kolaylıkla bulabileceğiniz bir klasör seçmektir.

Belgelerle düzenli bir şekilde çalışabilmek için yapmanız gereken ilk işlem, klasörlerinizi organize etmektir. Böylece karışıklığa yol açmadan bilgisayarınızı yönetebilirsiniz.

PC'nizdeki belgeleri düzenlemek, aslında basılı evrakları sakladığınız dolabınızı düzenlemeye benzer. Eğer evraklarınızı doğru klasörlere yerleştirir ve bu klasörleri de ilgili rafa koyarsanız, daha sonra aradığınızı bulmanız bir hayli kolay olacaktır. Bazı insanların düzen konusunda doğal bir yeteneği vardır; ama ne yazık ki bir çoğumuz bu konuda yardıma ihtiyaç duymaktayız. Aradığınız bir eşyanızı bulmak için ne kadar zaman ve çaba harcadığınızı gözünüzün önüne getirin...

En iyisi gelin, bu konuda neler yapabileceğimize birlikte göz atalım.

PROGRAM DOSYALARI VE BELGELERİ KARIŞTIRMAYIN
Basılı dokümanlar İçin geçerli olan pek çok kural, elektronik dokümanlar için de geçerlidir. Ama yine de ciddi farklar bulunduğunu kabul etmeliyiz. Örneğin, ofisinizde hazırladığınız basılı bir belgeyi çöpe atarken, bu belgeyle birlikte daktiloyu da yanlışlıkla atma ihtimaliniz yoktur. Fakat bilgisayar klasörlerinde farklı tipte dosyalar yer alabilir. Eğer bunları organize etmezseniz, önemli sorunlar yaşanabileceğini bilmenizde yarar var. Bu yüzden kullanıcılar tarafından yaratılan dosyalar (bunların geneline belge adı da verilir), program dosyaları ile aynı klasörde durmamalıdırlar (program dosyaları; programların çalışması için hayati önem taşıyan dosyalardır). Çünkü eğer belgeleri ve program dosyalarını aynı klasör içinde saklarsanız hem aradığınızı bulmanız zorlaşır, hem de belgeyi silmek istediğinizde yanlışlıkla önemli program dosyalarını da silebilirsiniz.

Kısacası daktilonuzu çöpe almakla bir program dosyasını silmek hemen hemen aynı anlamı taşır. Tek bir program dosyasını silmek bile, o programın bir daha çalışmamasına neden olabilir.

ÖYLEYSE NE YAPMALIYIZ?
Kendi oluşturduğunuz belgeleri saklamak için yeni klasörler yaratın. Kaydettiğiniz belgeleri program dosyalarından ayrı tutarsanız, onları düzenlerken veya taşırken herhangi bir uygulamaya zarar verme riskiniz olmaz. Ayrıca bir dosyayı bulmak için yapacağınız arama işlemleri tek bir klasör ve onun alt klasörleri ile sınırlı kalacağı için daha da kolaylaşacaktır. Bu sayede bilgisayarınızda kendi belgelerinizden oluşan bir arşiv yaratmış olacaksınız. Şimdi yapmanız gereken tek işlem, o klasörü organize etmektir.

Organizasyon sırasında dikkat etmeniz gereken ilk nokta, aynı türdeki belgelerin aynı klasörde toplan maşıdır. Örneğin mektuplarınızı ve faturalarınızı farklı klasörlerde toplamak ve bu klasörlere anlaşılır isimler vermek, mektup ararken fatura ile karşılaşma ihtimalini ortadan kaldırabilir.

BELGE TÜRLERİNE GÖRE AYRIM
Belgeler, hangi programla yaratıldıklarına göre ayırt edilebilirler. Bu türlere dikkat ederseniz, işiniz de bir hayli kolaylaşacaktır. Örneğin kelime işlemci ile oluşturduğunuz belgeleri bir klasöre, Excel dosyalarını ise ayrı bir klasöre yerleştirebilirsiniz. Resimlerinizi farklı bir klasöre koyup, görüntü ve ses dosyalarını da bambaşka klasörlere ekleyebilirsiniz.

"Belgelerim" klasörü altında "Word Belgeleri", "Resimler", "Sesler" gibi yeni klasörler açın. En iyisi, bu klasörleri de belgelerin işlevlerine göre alt klasörlere bölmektir. Yukarıda verdiğimiz mektup ve fatura örneğini tam da bu noktada kullanmanızda yarar var. "Word belgeleri" klasörü altında "Mektup", "Fatura", "Sözleşme" gibi alt klasörler açarsanız ve ilgili dosyaları bu klasörlere yerleştirirseniz, daha sonra aradığınızı bulmak konusunda zorluk çekmezsiniz.

Kısacası belgeleri düzenli bir şekilde arşivlemek, bilgisayar kullanımını da büyük oranda kolaylaştırır. Tüm belgelerinizi uygun klasörlere yerleştirdiyseniz, ne kadar büyük bir zaman kazandığınızı hemen fark edeceksiniz.